Ik krijg wel eens de vraag: “Moet ik aan iedereen, die daarom vraagt, een kopie van mijn paspoort of ID-bewijs afgeven?”

En mijn antwoord daarop is: “Nee, tenzij..”

En dat tenzij is zeer strikt. In het geval u als werknemer in dienst treedt bij een nieuwe werkgever zal deze aan de hand van uw geldige ID-bewijs uw identiteit moeten controleren. Dit moet hij op grond van de wet op de Loonbelasting. Daarna is de werkgever tevens verplicht om een kopie van dit document inclusief BSN-nummer en pasfoto in zijn loonadministratie op te nemen en te bewaren. Bij een controle door de Belastingdienst kan hierom gevraagd worden.

Gaat u uit dienst dan moet hij de kopie van uw ID-bewijs nog ten minste vijf jaar bewaren. Hij zal volgens de AVG, die vanaf 25 mei 2018 van kracht wordt, ook hiervoor een duidelijke bewaartermijn moeten bepalen.

Bent u echter in dienst van bijvoorbeeld een uitzendbureau, dan moet het uitzendbureau om uw ID-bewijs vragen en moet daarvan een kopie maken. Bij uitzending naar een inlenend bedrijf, mag die inlener géén kopie van uw ID-bewijs maken en er ook geen krijgen van het uitzendbureau. Het uitzendbureau mag wel bepaalde gegevens van dit ID-bewijs doorgeven en de inlener mag dit noteren. U zult u zelf bij de inlener via uw ID-bewijs moeten kunnen identificeren.

Maar de inlener mag geen kopie van uw ID-bewijs maken en dus ook niet bewaren.

Meer weten hierover, neem dan nu contact op met met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Helmi van Bergen

Dit is de twee-wekelijkse blog van Juriste Helmi van Bergen van bureau Juridiqua.

Helmi van Bergen is eigenaar van juridisch adviesbureau 'Juridiqua' dat bedrijven, organisaties en ZZP'ers juridisch adviseert rondom Kwaliteitszorg, Administratieve Organisatie en Procesbeschrijving, zowel in de profitsector alsook in de non-profitsector. Helmi werkt vanuit uitgebreide ervaring en diverse opleidingen en cursussen in administratieve organisatie en
juridische kwaliteitszorg.